En una empresa de obra y servicios, la persona encargada de la cobranza y la facturación también llevaba el control de los materiales. En algún momento dejó de cuadrar lo que había con lo que debía haber. Los materiales que llegaban para una obra nueva empezaron a cubrir los faltantes de la anterior, y los de la siguiente, los de esa. Mientras hubiera obras nuevas, el hueco no se veía; pero cada obra dejaba un adeudo nuevo. Era una historia de huevo y gallina, sin punto de partida claro y sin final.
Cuando por fin se identificó el adeudo, esa persona renunció.
Este artículo no trata de esa persona, y no busca señalar a nadie. Trata de lo que la empresa tenía y no tenía alrededor: un puesto que concentraba demasiado y un sistema donde nadie revisaba. Eso sí se puede arreglar.
¿Por qué tantas PyMEs dependen de una sola persona de confianza para cuidar el dinero y los materiales?
Porque así funcionó durante años. Una empresa pequeña empieza con alguien de absoluta confianza que lo hace todo: cobra, factura, compra, recibe y registra. Funciona, y funciona bien, mientras el negocio cabe en la cabeza de esa persona.
El problema llega con el crecimiento. Más proyectos, más almacenes, más facturas, y la misma persona sigue haciendo todo, porque cambiarlo se siente como un reproche. El dueño no revisa porque confía, y confía porque nunca ha tenido motivo para revisar. Es un círculo cómodo hasta que deja de cuadrar algo.
La confianza es buena y es necesaria. Pero no es un control: es la razón por la que a veces nadie instala uno.
¿Cómo se forma un faltante que se tapa con el siguiente proyecto?
Casi siempre por una combinación de tres cosas, ninguna dramática:
- Nadie compara lo físico contra lo registrado. Lo que hay en el almacén y lo que dice el sistema se ven por separado, y solo se contrastan cuando hay una auditoría o un problema.
- Los recursos se mezclan entre proyectos. Si los materiales o el dinero de una obra pueden cubrir lo que le falta a otra, el faltante no desaparece: se traslada. Y cada traslado hace más difícil rastrear el origen.
- Hay siempre un proyecto nuevo que da oxígeno. Mientras entre trabajo, el desorden no se nota. El día que el flujo se frena, aparece todo junto.
Ninguna de estas tres condiciones requiere mala intención para existir. Basta con que no haya un proceso que las detecte a tiempo.
¿Qué es la separación de funciones y por qué no es desconfianza?
Es una regla simple: la persona que pide, la que autoriza, la que recibe y la que registra no deberían ser la misma. Cuando una sola persona registra, custodia y concilia, la empresa no tiene un control; tiene fe.
Hay un dato que ayuda a dimensionar esto. El estudio Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations, de la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), que analizó 1,921 casos en 138 países, encontró que más de la mitad ocurrieron por falta de controles internos (32 %) o porque se saltaron controles que ya existían (19 %). El estudio trata el fraude ocupacional en general, no a México ni a un tamaño de empresa en particular, y no dice nada de ninguna persona en concreto. Lo que muestra es dónde suele estar la puerta abierta: no en el carácter de quien trabaja, sino en el diseño del sistema.
Por eso la separación de funciones protege a todos. También a la persona de confianza: si nadie más revisa, cualquier error suyo se vuelve sospecha. Con controles, un error es solo un error que se detecta y se corrige.
¿Cómo se revisan los controles sin que parezca una sospecha?
Con el mismo cuidado con el que se planea cualquier cambio. Estas son cuatro prácticas que funcionan en empresas de tamaño mediano:
- Presentar la revisión como rutina, no como evento. Si solo se revisa cuando hay un problema, cada revisión se lee como acusación. Si se hace cada mes o cada trimestre, para todas las áreas y empezando por las del dueño, es parte de cómo se trabaja.
- Conciliar lo físico contra lo registrado de forma periódica. Un conteo de materiales o de caja contra el sistema, con fecha fija y firmado por dos personas distintas.
- Rotar la revisión. Que quien concilia no sea siempre quien registra, y que de vez en cuando otra persona vea el área.
- Dejar indicadores a la vista. Con un periodo base y un reporte regular, un faltante se ve en días, no en años.
¿Qué hacer si alguien clave renuncia justo cuando se anuncia una revisión?
En los proyectos que acompañamos, es frecuente que colaboradores clave de las áreas que manejan dinero, como contabilidad, administración o presupuesto, renuncien cuando se anuncia que se van a revisar gastos, controles y estadísticas. En nuestra experiencia, es frecuente que haya sido alguien de la total confianza del dueño, y que se fuera por voluntad propia.
No hay una sola explicación, y no conviene sacar conclusiones apresuradas. Una renuncia no es un veredicto. Lo que sí conviene es esto:
- Proteger la operación. Asegurar que el conocimiento del puesto (cuentas, contraseñas, pendientes, proveedores) no se vaya con la persona.
- Seguir con la revisión. Que se vaya alguien no cambia que los controles sigan siendo necesarios, y la revisión sirve también a quien llegue después.
- Hablar con un asesor legal y contable antes de decidir nada. Si aparece algo que requiera una decisión seria, eso se maneja con quien corresponde, no con una conversación de pasillo.
- Evitar hablar de culpables. Con evidencia se decide; con rumores se rompe el equipo.
Qué hacer esta semana
Haz una lista de las funciones críticas de tu empresa: cobrar, facturar, comprar, recibir, almacenar, registrar. Marca cuáles recaen en una sola persona. Para cada una, define quién la revisa y con qué frecuencia. Y programa una primera conciliación de lo físico contra lo registrado, comunicada como rutina de la empresa.
En DOConsultores trabajamos controles, indicadores y reportes gerenciales con la misma lógica: que la empresa no dependa de la memoria o de la buena fe de una sola persona, y que el dueño recupere tranquilidad al ver cifras en vez de suponerlas. Nos interesa más lo que el sistema permite que lo que el sistema sanciona.
¿Qué función de tu empresa está hoy en una sola persona, sin que nadie más la revise?
